Desde hace unos meses ya hablamos del crecimiento que están experimentando cada año el comercio electrónico no solo en al ámbito del consumo doméstico sino también en el ambiente industrial para la adquisición de equipos relacionados con la automatización; instrumentos, PLCs, etc., ya desde hace tiempo algunos fabricantes y suministradores disponen de plataformas (portales) con las que ya se pueden adquirir de modo on-line muchos de los equipos disponibles hoy en el mercado.

Cuando se trata de particulares o compañías pequeñas utilizar estas plataformas conllevan innumerables ventajas, pero cuando se trata de compañías grandes, que son grandes consumidores de dispositivos de automatización, que ya tienen implementado un sistema de gestión de compras, Enterprise Resource Planning (ERP) y por el que se gestionan todas y cada una de las compras de la empresa, por lo tanto es imprescindible la integración de ambos sistemas, es decir que haya un intercambio de información automático, seguro, fiable y bidireccional entre la plataforma de fabricante o suministrador (portal) y el ERP, esto ya es posible y se conoce como EDI. La integración de los sistemas implica un intercambio electrónico de datos (EDI) es la comunicación entre empresas de documentos comerciales, en un formato estándar. La definición simple de EDI es un formato electrónico estándar que sustituye documentos en papel, como pedidos de compra o facturas. Al automatizar transacciones en papel, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y eliminar errores costosos causados por el procesamiento manual. En transacciones de EDI, la información se traslada directamente desde una aplicación informática en una organización a una aplicación de sistema en otra. Los estándares de EDI definen la ubicación y el orden de la información en un formato de documento. Esta funcionalidad automatizada permite compartir los datos rápidamente, en lugar de las horas, días o semanas que requieren los documentos en papel u otros métodos.

En la mayoría de los casos, las compañías que implementan estos sistemas son socios comerciales que intercambian bienes y servicios de forma regular como parte de sus cadenas de suministro y redes business to business (B2B).

¿Qué diferencia hay entre el intercambio electrónico de datos (EDI) y el Punchout?

El intercambio electrónico de datos (EDI) y Punchout son formas de transacciones entre empresas, pero tienen propósitos muy diferentes. El EDI (Electronic Data Interchange) permite a las empresas intercambiar información a través de un canal digital. El EDI se utiliza normalmente para enviar datos como órdenes de compra, facturas y notificaciones de envío avanzadas. Es una tecnología más antigua que Punchout y ha sido utilizada por empresas durante más de 30 años y no muestra signos de desaparecer.
El intercambio de documentos EDI suele ser entre dos empresas diferentes. Debido a que los documentos EDI deben ser procesados por computadoras en lugar de humanos, se debe usar un formato estándar para que la computadora pueda leer y comprender los documentos. Hay varios formatos EDI, incluidos el formato X12 y ANSI, pero en la práctica, la mayoría de las organizaciones se desvían del estándar, por lo que el mapeo a menudo debe ajustarse en cada implementación.

El sistema Punchout consiste básicamente en un catálogo, comúnmente llamado estático, de productos puestos a disposición del cliente en el que se puede seleccionar lo que le interese; equipos, cantidad, etc.

Es muy interesante especialmente para elementos repetitivos para la reposición automática en almacén de equipos completos, repuestos, etc. ya que simplifica enormemente el proceso de compra. Cualquier información generada en una de las dos plataformas (suministrador-cliente) pasa automáticamente a la otra sin intervención humana. La integración de los sistemas no solo debe incluir la compra propiamente dicha sino debe incluir el envío y la recepción de los equipos, así como la facturación y pago de la transacción.

Punchout y eProcurement comenzaron con un estándar y, aunque cada organización varía ligeramente su estándar, la mayoría se adhiere a las variaciones de cXML u OCI. Cada año se lanzan nuevas plataformas de contratación electrónica, y casi todas estas plataformas siguen los estándares de cXML u OCI.

Punchout se diferencia de EDI al ofrecer una experiencia de compra al usuario que EDI no ofrece. EDI tiene archivos de precios que se pueden intercambiar, pero no tiene interactividad. Esta es más una lista de precios para que un usuario cargue en el sistema y no se produzcan actualizaciones hasta la próxima carga de archivos. Con Punchout, el usuario puede comprar, devolver un carrito y también emitir una orden de compra (que EDI tiene). El proveedor también puede facturar a un sistema de adquisiciones como parte del proceso. La mayor diferencia entre Punchout y EDI es que Punchout se enfoca en las integraciones de compras, y EDI se centra en la transferencia de datos.
Punchout es un protocolo para simplificar el proceso de pedidos B2B. Crea una conexión directa entre la aplicación de compras ERP y el portal del proveedor. Punchout tiene como principal ventaja que el cliente tiene acceso al catálogo específico sin ingresar ninguna credencial.

Tipos de Punchout

OCI Punchout – Requerido para sistemas ERP de compras y e-procurement basados en Sistemas SAP
Permite el acceso automático a los usuarios a través de la pantalla del escritorio a la plataforma (portal) de comercio electrónica desde el e-procurement o sistema ERP.

El botón de compra de la tienda online se sustituye por un botón virtual para realizar el pedido que enviará el contenido del carrito de vuelta al e-procurement o al ERP.

CXML Punchout – Ampliamente usado en entornos distintos de SAP

cXML es un lenguaje XML creado por Ariba para intercambiar documentos comerciales entre el sistema de adquisiciones de Ariba y las plataformas de comercio electrónico. Ahora, otros sistemas de compras (por ejemplo, Coupa) usan mensajes cXML para realizar transacciones comerciales con sitios de comercio electrónico B2B. El funcionamiento a través de cXML es muy parecido a OCI, con el añadido de que permite actualizar o cambiar el contenido del carrito y recibir órdenes de compra en la plataforma (portal) del comercio electrónico, permite una automatización completa de todo el ciclo, desde el aprovisionamiento hasta el pago, simplificando a los clientes el proceso de emitir la factura tras la compra.

Muchas compañías están impulsando y ejecutando proyectos de digitalización y esta integración forma parte de esta estrategia. Esta funcionalidad reduce enormemente los tiempos en la gestión y en la tramitación pedidos, elimina errores, facilita el seguimiento en todo momento de estado del pedido, reduce y simplifica la gestión de la facturación y, sobre todo, permite trabajar siempre dentro de la ERP corporativa sin necesidad de acceder a las posibles múltiples plataformas con usuarios y contraseñas.

En definitiva, la adopción de las plataformas de comercio electrónico se verá incrementada de manera exponencial en los próximos años debido a la funcionalidad de estas, en línea con la tendencia en el comercio electrónico en general. Todavía no es posible utilizarlas para equipos complejos o especiales, pero si para una gran mayoría de equipos para la automatización y eso ya las hacen muy interesantes. La integración entre los sistemas del suministrador y el cliente es fundamental para preservar la integridad de ambos sistemas, asegurar la seguridad de las transacciones y reducir los costes de los procesos tradicionales.

Ricardo Fernández Rodríguez
Vocal de Actividades y Miembro de la Comisión de ISA Sección Española
Director Comercial Soluciones de Medida en Emerson.